پیشگفتار ای بر سیستم های داده ها حسابداری

مثلا، رئیس می­‌تواند هدف ها فروش را تولید نماید (گزینش نماید)که آنگاه کارمندان می‌­توانند شکل کالای متناسب با آن را پیشنهاد دهند. توصیه محصول یک پرداخت را به نصیب حسابداری اگاهی می­‌دهد. هنگامی فروش شکل گرفت، فروشندگان می­توانند توصیه مشتریان را وارد نمایند، حسابداری می­‌تواند سفارشات را لیست نماید، انبار قادر است پیشنهاد را فراهم نماید، قسمت ترابری می­‌تواند آن را ارسال نماید و قسمت حسابداری از یک دریافتی نو اگاهی پیدا می­نماید. بعد از آن نصیب سرویس ها مشتری می­‌تواند مرسوله مشتری را رهگیری نماید و سیستم برای رئیس گزارش­‌های فروش را تولید نماید. مدیران می­‌توانند هزینه­ های تولیدها، ارسال، ایجاد و غیره را هم ببینند. (مدیران همینطور میتوانند مخارج موجودی، مخارج حمل و نقل، مخارج ساخت و ساز و غیره را مشاهده نمایند.)

با یک AIS که به خیر و خوبی پباده سازی گردیده باشد، آحاد اشخاص داخل یک سازمان که اذن داشته باشند می­‌توانند به سیستم یکسان دسترسی داشته باشند و داده ها یکسانی اخذ نمایند. یک AIS همینطور در شکل لزوم رساندن آگهی به اشخاص بیرون از سازمان را تسهیل می­‌نماید.

مثلا مشاوران ممکن میباشد از داده ها داخل یک AIS برای آنالیز کردن اثربخشی ساختار نرخ‌گذاري کمپانی به واسطه نگاه کردن به داده‌های هزینه، فروش و درآمد به کار گیری نمایند. همینطور حسابرس­‌ها می­توانند از این داده­‌ها برای نظارت در اختیار گرفتن­‌های داخلی، حالت مالی و تطابق داشتن با ضابطه ساربنز آکسلی یک کمپانی به کار گیری نمایند.

AIS می بایست طوری پباده سازی گردد که نیازهای عده ای که از آن استعمال خواهند کرد را برآورده نماید. همینطور به کار گیری از سیستم می بایست معمولی باشد و سبب بهبود عملکرد خواهد شد خیر بازدارنده آن.

فرآیند و امر العمل­‌ها

پروسه و فرمان العمل­‌های یک AIS طرز‌­هایی می‌باشند که برای توده‌آوری، ذخیره‌سازی، بازیابی و پردازش اطلاعات استعمال می­نماید. این طریق­ها هم دستی و هم خودکارند. داده می‌­تواند هم از منابع داخلی (مثل کارکنان) و هم منابع فرنگی (مثل سفارشات آنلاین مشتریان) بدست آید. فرایند و فرمان العمل‌­ها در نرم‌افزار AIS به طور رمزنگاری خواهند شد؛ همینطور می بایست از روش فراگیری و ارائه سندها برای کارگر “رمز گذاری” خواهد شد. برای اثر گذار بودن می بایست همواره از پروسه و امر العمل­‌ها تقلید خواهد شد.

داده AIS

به مراد ذخیره داده ها، یک AIS بایستی دارنده یک ساختار مقر داده همانند اس کیو ال (SQL) داشته باشد که یک گویش کامپیوتر میباشد که به صورت رایج برای مقر­های داده به کار گیری می­خواهد شد. AIS همینطور به صفحه های ورودی مختلف برای گونه های متعدد یوزرها سیستم و ورودی داده و همینطور فرمت­های خروجی متنوع برای برطرف ساختن نیازهای یوزرها گوناگون و گونه های مختلف داده ها نیاز خواهد داشت.

داده مو جود در AIS همه داده ها مالی مرتبط با اجرا تجاری سازمان میباشد. هر داده تجاری که بر بودجه کمپانی اثر می­گذارد بایستی داخل AIS قرار گیرد.

نوع داده داخل یک AIS به طینت بیزنس بستگی دارااست، البته ممکن میباشد متشکل از موردها تحت باشد:

سفارشات فروش

صورتحساب­های مشتری

گزارشات محاسبه فروش

درخواست­های خرید

صورتحساب­های فروشنده­ها

لیست محاسبه­ها

محل کار تک تک

داده های موجودی

داده ها دستمزد

زمانبندی

داده ها

مالیاتی

آن گاه از این داده­‌ها می­‌اقتدار برای فراهم سازی گزارشات حسابداری، همانند وصولی­‌های تعویق یافته، زمانبندی کاهش ارزش/استهلاک، تراز آزمایشی، منفعت خسارت و … به کار گرفت. داشتن تک تک این داده‌­ها در یک جا-در AIS-تصویب سابقه، گزارش، محاسبه، حسابرسی و کار­های تصمیم گیری یک تجارت را تسهیل می­‌سازد. برای این که داده اثرگذار باشد، بایستی بدون نقص، درست و دارای ارتباط باشد.

از طرف دیگر، نمونه­هایی از داده­‌هایی که نباید وارد AIS شوند مشتمل بر طومار­های غیررسمی، مکاتبات، معرفی طومار­ ها و دفترچه­ های راهنما می­شوند. این ورقه ها ممکن میباشد دارنده ارتباط قربت با بودجه کمپانی باشند، البته، به استثنای پاورقی­‌های استاندارد، حقیقتا بخشی از تصویب سابقه مالی کمپانی نیستند.

اپ AIS

نصیب قابل انعطاف افزاری یک AIS اپلیکیشن­ های کامپیوتری میباشد که برای ذخیره سازی، بازیابی، پردازش و نظارت داده­ های مالی کمپانی استعمال می­شوند. تا قبل از این که کامپیوتر وجود داشته باشد، یک AIS یک سیستم دستی بر مبنا شیت بود، البته امروزه اکثر کمپانی­ها از نرم‌افزار کامپیوتری تحت عنوان اساس AIS به کارگیری می­نمایند. کسب و شغل های کوچک ممکن میباشد از حسابداری Intuit’s Quickbooks یا این که Sage’s Sage 50 به کارگیری نمایند، ولی مورد ها دیگری هم وجود دارا‌هستند. کسب و شغل های با بعد ها دربین کوچک و میانگین ممکن میباشد از SAP’s Business One استعمال نمایند. کسب و شغل های میانگین و تعالی ممکن میباشد از Microsoft’s Dynamics GP، Sage Group’s MAS 90 or MAS 200، Oracle’s PeopleSoft یا این که Epicor Financial Management به کارگیری نمایند.

کیفیت، امکان یقین و امنیت موادتشکیل دهنده کلیدی اپ AIS موثرند. مدیران برای تصمیم گیری در رابطه کمپانی بر داده ها خروجی این نرم‌افزار توکل می­نمایند و برای دریافت کردن تصمیمات عاقلانه به داده ها کیفیت عالی نیاز دارا هستند.

نرم افزار­ های برنامه AIS می­توانند فردی سازی شوند تا نیازهای ویژه سیرتکامل­‌های متعدد بیزنس را برآورده نمایند. در‌صورتی‌که یک اپ جانور نیازهای یک کمپانی را برآورده نسازد، اپلیکیشن می­تواند در کمپانی هم با ورودی مهم از یوزرها انتهایی توسعه و گسترش یابد یا این که می­تواند به وسیله یک کمپانی ثالث به صورت ویژه برای سازمان توسعه و گسترش یابد. سیستم حتی می­تواند به یک کمپانی ویژه (تخصصی ) برون سپاری خواهد شد.

درخصوص کمپانی­های دارنده معاملات همگانی، فرقی ندارد چه نرم‌افزار و مورد­‌های فردی سازی آن تجارت تعیین نماید، قانون ها ساربینز آکسلی ساختار AIS را تا حدی زور می­نمایند. این دستور بدین خیال میباشد که قانون ها ساربینز آکسلی در اختیار گرفتن­های داخلی و فرایند­های بازیابی را می­سازند که کمپانی­های همگانی می بایست از آن­ها تبعیت نمایند. این دستور بدین ادله میباشد که مقررات ساربینز آکسلی در اختیار گرفتن داخلی و طریق‌های حسابرسی که موسسه ها دولتی می بایست مطابق آن باشند را انتخاب می نمایند.

زیرساخت فناوری داده ها

زیرساخت فناوری داده ها فقط نامی شکیل برای مشقت بار افزاری میباشد که برای به فعالیت پرتاب کردن AIS به کارگیری می­گردد. اکثر این اجزاء مشقت بار افزاری مواقعی می باشند که یک بیزنس در هر شکل نیاز دارااست داشته باشد، برای مثال کامپیوتر، تلفن همراه، سرور، پرینتر، حفظ کننده موج، روتر، رسانه ذخیره سازی و احتمالا ذخیره برق حامی. علاوه بر هزینه، فاکتورهایی که می بایست در تعیین hardware در لحاظ گرفت دربرگیرنده سرعت، توان ذخیره سازی و داشتن یا این که نداشتن بضاعت گسترش یافتن یا این که بروز شدن می­شوند.

شاید از تمامی اصلی­خیس، hardware تعیین گردیده برای AIS می بایست با نرم‌افزار متبوع سازگار باشد. در شرایط ایده‌­آل، خیر فقط سازگار بلکه باصرفه هم خواهد بود؛ یک سیستم سنگین بسیار کمتر از یک سیستم سریع اثرگذار خواهد بود. یک راهی که کسب و امور می­توانند به راحتی لازمات سازش برنامه و hardware را برآورده نمایند از روش تهیه و تنظیم سیستم کاملی میباشد که مشتمل بر اپ و مشقت بار افزاری میباشد که تجارت نیاز داراست. تنظیم سیستم جامع از حیث تئوری به‌این مفهوم میباشد که تجارت مخلوط با صرفه­‌ای از hardware و اپ را برای AIS خویش بدست می­‌آورد.

یک AIS خوب می بایست دربرگیرنده اپ­‌ای برای مراقبت، تعمیر، ردوبدل و بروز رسانی اجزاء hardware و همینطور نرم‌افزار­ای برای بدور پرت کردن hardware معیوب یا این که دیرین باشد.

در دست گرفتن­های داخلی

در اختیار گرفتن­های داخلی یک AIS تمهیدات امنیتی که برای حفظ از داده­‌های حساس داراست میباشند. این تمهیدات می­توانند به آسانی یک راز عبور یا این که به عدم وضوح شناسایی بیومتریک باشند. یک AIS بایستی برای نگهداری در قبال دسترسی کامپیوتر غیر مجاز و محصور ساختن دسترسی یوزرها مجاز در اختیار گرفتن داخلی داشته باشد، که مشمول بعضی یوزرها باطن کمپانی می­خواهد شد. همینطور می بایست از دسترسی به پوشه غیر مجاز بوسیله اشخاصی که فقط اذن دسترسی به قسمت­های انتخابی سیستم را دارا‌هستند پرهیز نماید.

یک AIS مشمول داده ها خصوصی خیر فقط وابسته به کمپانی بلکه به کارکنان و مشتریان خویش میباشد. این داده­‌ها ممکن میباشد مشمول شماره شناسایی، داده ها حقوق و دستمزد، شماره کارت اعتباری و … باشد. کل داده­‌های باطن AIS می بایست رمزگذاری گردیده باشند و دسترسی به سیستم بایستی محاسبه گردیده باشد. کار سیستم هم می بایست قابل رهگیری باشد.

یک AIS همینطور به در اختیار گرفتن­‌های داخلی که از آن در قبال ویروس‌­های کامپیوتری، هکرها و دیگر تهدیدهای داخلی و فرنگی امنیت کانال نگهداری نمایند نیاز دارااست. همینطور می بایست از فاجعه­‌های طبیعی و نوسانات برقی که می­توانند سبب ساز از در بین رفتن داده شوند حفظ خواهد شد.

یک AIS در معاش حقیقی چه طور کار می­نماید چه گونه AIS در معاش حقیقی وواقعی فعالیت می نماید

چشم­‌ایم که چه گونه یک AIS دارنده پباده سازی خوب به بیزنس اذن می­دهد که روزمره جاری انجام خواهد شد ما دیدیم که چه‌طور یک AIS با پباده سازی خوب به یک کسب و کار اذن میدهد تا به صورت روزمره و فارغ از سرنشین فعالیت نماید یا این که در صورتیکه سیستم دارنده پباده سازی بدی باشد همت آن را کم کند. سومی کاربرد یک AIS این میباشد که هنگامی یک تجارت اختلال دارااست، داده باطن AIS آن می­تواند برای پرده برداشتن از این که چه مشکلی اتفاق افتاده استعمال شود.

“پرونده­های WorldCom و برادران لهمن دو نمونه از این گزینه میباشند.”

در سال 2002 حسابرسان داخلی WorldCom ایگن مورس و سینتیا کوپر از AIS کمپانی برای بر ملا کردن 4 میلیارد دلار اختصاص هزینه کلاهبرداری و دیگر تصویب­های حسابداری استعمال کردند. تحقیق آن­ها سبب به اخراج مدیریت ارشد مالی اسکات سالیوان و همینطور ضابطه گذاری تازه شد؛ قسمت 404 از ضابطه ساربینز آکسلی، که در دست گرفتن و روندهای مالی داخلی کمپانی­ها را تهیه و تنظیم می­نماید.

هنگام محاسبه علل سقوط لهمن، یک محاسبه از AIS آن و دیگر سیستم­های داده عنصر کلیدی بود، یار با گردآوری اوراق و چک، به علاوه گفت‌و‌گو با شاهدان. طبق گزارش 9 جلدی و 2200 ورقه­ای بازرس، جستجوی علل باخت کمپانی “مستلزم تحقیق و نظارت وسیع از کارایی، خرید و فروش، قیمت گذاری، کارها مالی، حسابداری و دیگر سیستم­‌های داده بود.”

سیستم­های لهمن مثالی از طریق ساختاری که AIS نباید داشته باشد را آماده می­نمایند. گزارش بازرس آنتون ر. والوکا ذکر می­نماید که، “لهمن هنگام تشکیل پرونده ورشکستگی خویش، دسته­ای از 2600 سیستم قابل انعطاف افزاری و اپلیکیشن داشت … اکثری از سیستم­‌های لهمن محرمانه، سابق یا این که غیر استاندارد بودند.”

بازرس تصمیم گرفت تا همت خویش را روی 96 سیستمی که به منظر دارای ارتباط‌­خیس می­رسیدند متمرکز نماید. این بازرسی مستلزم تمرین، مطالعه و همت و اشتباه بود تا صرفا به کار گیری از سیستم­ها را بیاموزند.

گزارش والوکا همینطور اشاره داراست که، “سیستم­‌های لهمن بسیار متعلق به هم بودند، البته رمزگشایی ارتباط ها آن­ها دشوار بود به خیر نوشته نشده بود. حل و رمزگشایی این سیستم­ها برای بدست آوردن داده ها ضروری تلاشی مضاعف موفقیت.”

سود گیری

شش نصیب مؤلفه AIS همه با هم عمل می­نمایند تا به کارکنان کلیدی در گردآوری، ذخیره سازی، مدیر، پردازش، بازیابی و گزارش داده مالی امداد نمایند. داشتن یک سیستم داده ها حسابداری به نیکی پیشرفته و مراقبت گردیده که کارا و ظریف میباشد بخشی ضروری از تجارت پیروز میباشد.

یک دارای تخصص استخدام فرمائید: مشاوران مالی در حوزه خویش را مقایسه فرمایید

یافت کردن مشاور مالی صدق که مطلوب نیازهای شما میباشد نباید دشوار باشد. ابزار مجانی SmartAsset در پهنا 5 دقیقه شما‌را با مشاوران مالی دارای اعتبار در حیطه خودتان متصل می­نماید. هر مشاور به وسیله SmartAsset پذیرش گردیده و از نگاه رسمی ملزم میباشد که به عایدی شما فعالیت نماید. در‌حالتی که برای رابطه با مشاوران محلی که به شما امداد خواهند کرد به هدف ها مالی خویش دست یابید فراهم می باشید، همین حال استارت فرمائید.

منبع : زومیت